Ricevi le tue buste paga in formato elettronico, ma non sai più dove trovarli. L’email di attivazione potrebbe essere finita nello spam, oppure hai cambiato password senza annotarla. MyArkevia è il caveau digitale utilizzato da molte aziende per archiviare le buste paga dei propri dipendenti. Comprendere come connettersi e cosa ci si può realmente aspettare evita molte frustrazioni nel momento in cui si ha bisogno di un giustificativo.
Cosa succede dal lato del datore di lavoro prima del tuo primo accesso a MyArkevia
Ancor prima di poterti connettere, la tua azienda ha stipulato un contratto con un fornitore. MyArkevia è supportato da Cegedim Business Services, una filiale specializzata nella gestione esternalizzata di documenti HR. È il datore di lavoro a decidere di digitalizzare le buste paga e ad attivare il servizio per ogni dipendente.
In pratica, il servizio HR trasmette il tuo indirizzo email professionale o personale al fornitore. Ricevi quindi un’email di invito contenente un link per creare il tuo account. Questa email a volte finisce nella posta indesiderata, il che spiega perché molti dipendenti pensano di non aver mai ricevuto le proprie credenziali.
Se desideri accedere a MyArkevia caveau online, il primo passo consiste quindi nel controllare gli spam e cercare un messaggio del mittente legato a Cegedim o Arkevia. In caso di insuccesso, contatta il tuo servizio paghe affinché rilanci l’invito.
Accesso a MyArkevia: browser web, niente app mobile
Stai cercando un’app MyArkevia sul tuo telefono? Al momento non esiste. L’accesso avviene esclusivamente tramite un browser web, su computer, tablet o smartphone. Il sito è responsive, il che significa che si adatta alla dimensione del tuo schermo, ma non ci sono app da scaricare.
Per connetterti, vai al portale MyArkevia. Avrai bisogno di due elementi: il tuo indirizzo email (quello comunicato dal tuo datore di lavoro) e la password che hai definito al momento della creazione dell’account.
Il codice segreto, una serratura aggiuntiva
Oltre alla password classica, MyArkevia utilizza un codice segreto che definisci tu stesso al momento dell’iscrizione. Questo codice è richiesto per azioni sensibili: download di documenti, modifica di dati personali.
- La password serve ad aprire la tua sessione sulla piattaforma.
- Il codice segreto protegge l’accesso ai documenti stessi e alle operazioni di gestione.
- In caso di dimenticanza di uno o dell’altro, una procedura di reimpostazione è disponibile direttamente sulla pagina di accesso, tramite il tuo indirizzo email.
Non scegliere lo stesso codice segreto della tua password. Questa doppia barriera ha senso solo se entrambi sono distinti.
Durata di conservazione delle buste paga digitalizzate: la regola dei cinquanta anni
Molti contenuti online parlano di un’archiviazione “a vita”. La realtà giuridica è più precisa. Il dipendente deve poter accedere alle proprie buste paga per cinquanta anni dopo il loro deposito nel caveau digitale. Questo obbligo grava sul fornitore, non sul datore di lavoro.
Il datore di lavoro, dal canto suo, è tenuto a conservare una copia delle buste paga solo per cinque anni. Dopo la tua uscita dall’azienda, i nuovi depositi cessano (poiché non sei più un dipendente), ma i documenti già archiviati rimangono accessibili nel tuo spazio personale.
È una distinzione spesso mal compresa. Mantieni l’accesso a ciò che è stato depositato, non a ciò che avrebbe potuto esserlo. Se la tua azienda cambia fornitore o rescinde il contratto prima di aver depositato alcuni mesi, queste buste paga mancanti non verranno aggiunte retroattivamente.
Sicurezza dei dati e certificazione del caveau digitale
MyArkevia si basa su un caveau digitale certificato NF 461, uno standard che garantisce tre cose: l’integrità dei file depositati (non possono essere modificati dopo il deposito), la loro disponibilità nel tempo e la riservatezza dell’accesso.
Hai mai aperto un PDF e notato che il contenuto sembrava alterato? Con un caveau certificato, ogni documento riceve un’impronta digitale al momento del deposito. Qualsiasi modifica successiva verrebbe rilevata. La busta paga archiviata in MyArkevia ha lo stesso valore legale della sua versione cartacea.
Conformità al GDPR
I tuoi dati personali (nome, indirizzo, retribuzione) sono trattati nel rispetto del regolamento generale sulla protezione dei dati. Puoi richiedere la cancellazione del tuo account, ma tieni presente che cancellare l’account comporta anche la perdita dell’accesso ai documenti archiviati. È meglio scaricare le tue buste paga prima di qualsiasi richiesta di chiusura.
Archiviare altri documenti personali in MyArkevia
Il caveau non si limita alle buste paga. A seconda delle impostazioni scelte dal tuo datore di lavoro, puoi trovare anche altri documenti HR: contratto di lavoro, attestazione del datore di lavoro, saldo di tutti i conti.
- I documenti depositati dal datore di lavoro sono in sola lettura: puoi consultarli e scaricarli, ma non eliminarli.
- Alcuni spazi consentono di aggiungere i tuoi file personali (documento d’identità, attestazione di domicilio), ma questa funzionalità dipende dalla configurazione messa in atto dall’azienda.
- Tutti i file, siano essi depositati dal datore di lavoro o da te, beneficiano dello stesso livello di sicurezza e della stessa certificazione.
Controlla le opzioni attivate nel tuo spazio: ogni azienda non sottoscrive gli stessi moduli. Un collega in un’altra società potrebbe avere accesso a funzionalità che tu non hai.
Mantenere i propri documenti HR in uno spazio sicuro e accessibile dopo un cambio di datore di lavoro è il ruolo principale di MyArkevia. La piattaforma non sostituisce un monitoraggio rigoroso dei tuoi giustificativi (ricorda di scaricare regolarmente le tue buste paga sul tuo disco rigido), ma offre una rete di sicurezza digitale che il raccoglitore cartaceo non può più garantire.
