Sie erhalten Ihre Gehaltsabrechnungen elektronisch, wissen aber nicht mehr, wo Sie sie finden können. Die Aktivierungs-E-Mail könnte im Spam-Ordner gelandet sein, oder Sie haben Ihr Passwort geändert, ohne es sich zu notieren. MyArkevia ist das digitale Archiv, das von vielen Unternehmen genutzt wird, um die Gehaltsabrechnungen ihrer Mitarbeiter zu speichern. Zu verstehen, wie man sich einloggt und was man tatsächlich erwarten kann, vermeidet viele Frustrationen, wenn man einen Nachweis benötigt.
Was auf der Arbeitgeberseite vor Ihrer ersten Verbindung zu MyArkevia passiert
Bevor Sie sich überhaupt einloggen können, hat Ihr Unternehmen einen Vertrag mit einem Dienstleister abgeschlossen. MyArkevia ist an Cegedim Business Services angeschlossen, eine Tochtergesellschaft, die auf die externe Verwaltung von HR-Dokumenten spezialisiert ist. Es liegt am Arbeitgeber, die Gehaltsabrechnungen zu digitalisieren und den Dienst für jeden Mitarbeiter zu aktivieren.
Konkret übermittelt die Personalabteilung Ihre berufliche oder private E-Mail-Adresse an den Dienstleister. Sie erhalten dann eine Einladung per E-Mail mit einem Link zur Erstellung Ihres Kontos. Diese E-Mail landet manchmal im Spam-Ordner, was erklärt, warum viele Mitarbeiter glauben, sie hätten ihre Zugangsdaten nie erhalten.
Wenn Sie auf MyArkevia, das Online-Archiv zugreifen möchten, besteht der erste Schritt darin, Ihre Spam-Ordner zu überprüfen und nach einer Nachricht des Absenders von Cegedim oder Arkevia zu suchen. Wenn das nicht funktioniert, kontaktieren Sie Ihre Gehaltsabrechnungsabteilung, damit sie die Einladung erneut sendet.
MyArkevia-Login: Webbrowser, keine mobile App
Suchen Sie eine MyArkevia-App auf Ihrem Telefon? Diese existiert derzeit nicht. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über einen Webbrowser, auf Computer, Tablet oder Smartphone. Die Website ist responsiv, das heißt, sie passt sich der Größe Ihres Bildschirms an, aber es gibt keine App zum Herunterladen.
Um sich einzuloggen, gehen Sie zum MyArkevia-Portal. Sie benötigen zwei Elemente: Ihre E-Mail-Adresse (die von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellt wurde) und das Passwort, das Sie bei der Erstellung des Kontos festgelegt haben.
Der geheime Code, ein zusätzlicher Schutz
Zusätzlich zum klassischen Passwort verwendet MyArkevia einen geheimen Code, den Sie bei der Anmeldung selbst festlegen. Dieser Code wird für sensible Aktionen angefordert: Dokumenten-Downloads, Änderungen persönlicher Daten.
- Das Passwort dient zum Öffnen Ihrer Sitzung auf der Plattform.
- Der geheime Code schützt den Zugang zu den Dokumenten selbst und zu den Verwaltungsoperationen.
- Im Falle des Vergessens eines der beiden steht ein Rücksetzverfahren direkt auf der Anmeldeseite über Ihre E-Mail-Adresse zur Verfügung.
Wählen Sie nicht denselben geheimen Code wie Ihr Passwort. Diese doppelte Barriere hat nur dann einen Sinn, wenn beide unterschiedlich sind.
Aufbewahrungsdauer der digitalisierten Gehaltsabrechnungen: die Regel von fünfzig Jahren
Viele Online-Inhalte sprechen von einer “lebenslangen” Archivierung. Die rechtliche Realität ist präziser. Der Mitarbeiter muss in der Lage sein, auf seine Gehaltsabrechnungen fünfzig Jahre lang nach deren Ablage im digitalen Archiv zuzugreifen. Diese Verpflichtung liegt beim Dienstleister, nicht beim Arbeitgeber.
Der Arbeitgeber hingegen ist nur verpflichtet, eine Kopie der Gehaltsabrechnungen fünf Jahre lang aufzubewahren. Nach Ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen enden die neuen Ablagen (da Sie kein Mitarbeiter mehr sind), aber die bereits archivierten Dokumente bleiben in Ihrem persönlichen Bereich zugänglich.
Das ist eine oft missverstandene Unterscheidung. Sie behalten den Zugang zu dem, was abgelegt wurde, nicht zu dem, was hätte abgelegt werden können. Wenn Ihr Unternehmen den Dienstleister wechselt oder den Vertrag kündigt, bevor bestimmte Monate abgelegt wurden, werden diese fehlenden Gehaltsabrechnungen nicht rückwirkend hinzugefügt.
Datensicherheit und Zertifizierung des digitalen Archivs
MyArkevia basiert auf einem zertifizierten digitalen Archiv nach NF 461, einem Standard, der drei Dinge garantiert: die Integrität der abgelegten Dateien (sie können nach der Ablage nicht mehr verändert werden), ihre Verfügbarkeit über die Zeit und die Vertraulichkeit des Zugangs.
Haben Sie schon einmal ein PDF geöffnet und festgestellt, dass der Inhalt verändert zu sein schien? Mit einem zertifizierten Archiv erhält jedes Dokument beim Ablagezeitpunkt einen digitalen Fingerabdruck. Jede spätere Änderung würde erkannt werden. Die in MyArkevia gespeicherte Gehaltsabrechnung hat den gleichen rechtlichen Wert wie ihre Papierversion.
Konformität mit der DSGVO
Ihre persönlichen Daten (Name, Adresse, Vergütung) werden im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet. Sie können die Löschung Ihres Kontos beantragen, sollten jedoch bedenken, dass die Löschung des Kontos auch den Zugang zu den archivierten Dokumenten entfernt. Es ist besser, Ihre Gehaltsabrechnungen vor einer Schließungsanfrage herunterzuladen.
Andere persönliche Dokumente in MyArkevia speichern
Das Archiv beschränkt sich nicht auf Gehaltsabrechnungen. Je nach den von Ihrem Arbeitgeber gewählten Einstellungen können Sie dort auch andere HR-Dokumente finden: Arbeitsvertrag, Arbeitgeberbescheinigung, Abschlussabrechnung.
- Die vom Arbeitgeber abgelegten Dokumente sind schreibgeschützt: Sie können sie einsehen und herunterladen, aber nicht löschen.
- Einige Bereiche ermöglichen es, eigene persönliche Dateien (Personalausweis, Wohnsitzbescheinigung) hinzuzufügen, aber diese Funktionalität hängt von der Konfiguration ab, die das Unternehmen eingerichtet hat.
- Alle Dateien, unabhängig davon, ob sie vom Arbeitgeber oder von Ihnen abgelegt wurden, profitieren vom gleichen Sicherheitsniveau und der gleichen Zertifizierung.
Überprüfen Sie die aktivierten Optionen in Ihrem Bereich: Nicht jedes Unternehmen abonniert die gleichen Module. Ein Kollege in einem anderen Unternehmen kann auf Funktionen zugreifen, die Ihnen nicht zur Verfügung stehen.
Die Aufbewahrung Ihrer HR-Dokumente in einem sicheren und zugänglichen Bereich nach einem Arbeitgeberwechsel ist die Hauptaufgabe von MyArkevia. Die Plattform ersetzt nicht die sorgfältige Verwaltung Ihrer Nachweise (denken Sie daran, Ihre Gehaltsabrechnungen regelmäßig auf Ihrer eigenen Festplatte herunterzuladen), bietet jedoch ein digitales Sicherheitsnetz, das der Papierordner nicht mehr garantieren kann.
