Recibe tus nóminas por vía electrónica, pero no sabes dónde encontrarlas. El correo de activación puede haber pasado a spam, o has cambiado tu contraseña sin anotarla. MyArkevia es el cofre digital utilizado por muchas empresas para almacenar las nóminas de sus empleados. Comprender cómo conectarse y qué se puede esperar realmente evita muchas frustraciones el día que se necesita un justificante.
Lo que sucede del lado del empleador antes de tu primera conexión a MyArkevia
Incluso antes de que puedas conectarte, tu empresa ha suscrito un contrato con un proveedor. MyArkevia está respaldado por Cegedim Business Services, una filial especializada en la gestión externalizada de documentos de recursos humanos. Es el empleador quien decide desmaterializar las nóminas y activar el servicio para cada empleado.
Concretamente, el servicio de recursos humanos transmite tu dirección de correo electrónico profesional o personal al proveedor. Luego recibes un correo de invitación que contiene un enlace para crear tu cuenta. Este correo a veces llega a la carpeta de spam, lo que explica por qué muchos empleados piensan que nunca han recibido sus credenciales.
Si deseas acceder a MyArkevia cofre en línea, el primer paso es verificar tus spam y buscar un mensaje del remitente relacionado con Cegedim o Arkevia. En caso de no encontrarlo, contacta a tu servicio de nómina para que reenvíen la invitación.
Conexión MyArkevia: navegador web, sin aplicación móvil
¿Buscas una aplicación MyArkevia en tu teléfono? No existe por el momento. El acceso se realiza únicamente a través de un navegador web, en computadora, tableta o smartphone. El sitio es responsivo, es decir, se adapta al tamaño de tu pantalla, pero no hay una app dedicada para descargar.
Para conectarte, dirígete al portal MyArkevia. Necesitarás dos elementos: tu dirección de correo electrónico (la que proporcionó tu empleador) y la contraseña que definiste al crear la cuenta.
El código secreto, un candado adicional
Además de la contraseña clásica, MyArkevia utiliza un código secreto que defines tú mismo al registrarte. Este código se solicita para acciones sensibles: descarga de documentos, modificación de datos personales.
- La contraseña sirve para abrir tu sesión en la plataforma.
- El código secreto protege el acceso a los documentos en sí y a las operaciones de gestión.
- En caso de olvidar uno u otro, hay un procedimiento de restablecimiento disponible directamente en la página de inicio de sesión, a través de tu dirección de correo electrónico.
No elijas el mismo código secreto que tu contraseña. Esta doble barrera solo tiene sentido si ambos son distintos.
Duración de conservación de las nóminas desmaterializadas: la regla de los cincuenta años
Muchos contenidos en línea hablan de un archivo “de por vida”. La realidad jurídica es más precisa. El empleado debe poder acceder a sus nóminas durante cincuenta años después de su depósito en el cofre digital. Esta obligación recae en el proveedor, no en el empleador.
El empleador, por su parte, solo está obligado a conservar una copia de las nóminas durante cinco años. Después de tu salida de la empresa, los nuevos depósitos cesan (ya que no eres más empleado), pero los documentos ya archivados siguen siendo accesibles en tu espacio personal.
Es una distinción que a menudo se malinterpreta. Mantienes el acceso a lo que se ha depositado, no a lo que podría haberse depositado. Si tu empresa cambia de proveedor o rescinde su contrato antes de haber depositado ciertos meses, esas nóminas faltantes no se agregarán retroactivamente.
Seguridad de los datos y certificación del cofre digital
MyArkevia se basa en un cofre digital certificado NF 461, una norma que garantiza tres cosas: la integridad de los archivos depositados (no pueden ser modificados después del depósito), su disponibilidad a lo largo del tiempo y la confidencialidad del acceso.
¿Alguna vez has abierto un PDF y notado que el contenido parecía alterado? Con un cofre certificado, cada documento recibe una huella digital en el momento del depósito. Cualquier modificación posterior sería detectada. La nómina almacenada en MyArkevia tiene el mismo valor legal que su versión en papel.
Conformidad con el RGPD
Tus datos personales (nombre, dirección, remuneración) son tratados en el marco del reglamento general sobre la protección de datos. Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta, pero ten en cuenta que eliminar la cuenta también elimina el acceso a los documentos archivados. Es mejor descargar tus nóminas antes de cualquier solicitud de cierre.
Almacenar otros documentos personales en MyArkevia
El cofre no se limita a las nóminas. Según la configuración elegida por tu empleador, también puedes encontrar otros documentos de recursos humanos: contrato de trabajo, certificado del empleador, liquidación de cuentas.
- Los documentos depositados por el empleador son de solo lectura: puedes consultarlos y descargarlos, pero no eliminarlos.
- Algunos espacios permiten agregar tus propios archivos personales (documento de identidad, certificado de domicilio), pero esta funcionalidad depende de la configuración establecida por la empresa.
- Todos los archivos, ya sean depositados por el empleador o por ti, cuentan con el mismo nivel de seguridad y la misma certificación.
Verifica las opciones activadas en tu espacio: cada empresa no suscribe los mismos módulos. Un colega en otra empresa puede tener acceso a funcionalidades que tú no tienes.
Guardar tus documentos de recursos humanos en un espacio seguro y accesible después de un cambio de empleador es el principal papel de MyArkevia. La plataforma no reemplaza un seguimiento riguroso de tus justificantes (recuerda descargar regularmente tus nóminas en tu propio disco duro), pero ofrece una red de seguridad digital que el archivador de papel ya no puede garantizar.
