Você recebe seus contracheques por via eletrônica, mas não sabe mais onde encontrá-los. O e-mail de ativação pode ter ido para o spam, ou você mudou a senha sem anotá-la. MyArkevia é o cofre digital utilizado por muitas empresas para armazenar os contracheques de seus funcionários. Entender como se conectar e o que realmente se pode esperar evita muitas frustrações no dia em que você precisar de um comprovante.
O que acontece do lado do empregador antes da sua primeira conexão ao MyArkevia
Antes mesmo que você possa se conectar, sua empresa assinou um contrato com um prestador de serviços. MyArkevia está vinculado à Cegedim Business Services, uma filial especializada na gestão terceirizada de documentos de RH. É o empregador quem decide desmaterializar os contracheques e ativa o serviço para cada funcionário.
Concretamente, o serviço de RH transmite seu endereço de e-mail profissional ou pessoal ao prestador. Você então recebe um e-mail de convite contendo um link para criar sua conta. Esse e-mail às vezes chega na caixa de spam, o que explica por que muitos funcionários pensam que nunca receberam suas credenciais.
Se você deseja acessar o MyArkevia cofre online, o primeiro passo é verificar seus spams e procurar uma mensagem do remetente relacionado à Cegedim ou Arkevia. Em caso de falha, entre em contato com o seu serviço de folha de pagamento para que eles reenviem o convite.
Conexão MyArkevia: navegador web, sem aplicativo móvel
Você está procurando um aplicativo MyArkevia no seu telefone? Ele não existe no momento. O acesso é feito apenas através de um navegador web, no computador, tablet ou smartphone. O site é responsivo, ou seja, se adapta ao tamanho da sua tela, mas não há um aplicativo dedicado para baixar.
Para se conectar, acesse o portal MyArkevia. Você precisará de dois elementos: seu endereço de e-mail (aquele fornecido pelo seu empregador) e a senha que você definiu ao criar a conta.
O código secreto, um bloqueio adicional
Além da senha clássica, MyArkevia utiliza um código secreto que você define no momento da inscrição. Esse código é solicitado para ações sensíveis: download de documentos, modificação de dados pessoais.
- A senha serve para abrir sua sessão na plataforma.
- O código secreto protege o acesso aos documentos em si e às operações de gestão.
- Em caso de esquecimento de um ou outro, um procedimento de redefinição está disponível diretamente na página de login, através do seu endereço de e-mail.
Não escolha o mesmo código secreto que sua senha. Essa dupla barreira só é útil se os dois forem distintos.
Duração da conservação dos contracheques desmaterializados: a regra dos cinquenta anos
Muitos conteúdos online falam de um arquivamento “para a vida toda”. A realidade jurídica é mais precisa. O funcionário deve poder acessar seus contracheques por cinquenta anos após seu depósito no cofre digital. Essa obrigação recai sobre o prestador, não sobre o empregador.
O empregador, por sua vez, é obrigado a manter uma cópia dos contracheques apenas por cinco anos. Após sua saída da empresa, os novos depósitos cessam (uma vez que você não é mais funcionário), mas os documentos já arquivados permanecem acessíveis em seu espaço pessoal.
Essa é uma distinção frequentemente mal compreendida. Você mantém o acesso ao que foi depositado, não ao que poderia ter sido. Se sua empresa mudar de prestador ou rescindir seu contrato antes de ter depositado certos meses, esses contracheques faltantes não serão adicionados retroativamente.
Segurança dos dados e certificação do cofre digital
MyArkevia baseia-se em um cofre digital certificado NF 461, uma norma que garante três coisas: a integridade dos arquivos depositados (eles não podem ser modificados após o depósito), sua disponibilidade ao longo do tempo e a confidencialidade do acesso.
Você já abriu um PDF e notou que o conteúdo parecia alterado? Com um cofre certificado, cada documento recebe uma impressão digital no momento do depósito. Qualquer modificação posterior seria detectada. O contracheque armazenado no MyArkevia tem o mesmo valor legal que sua versão em papel.
Conformidade com o RGPD
Seus dados pessoais (nome, endereço, remuneração) são tratados no âmbito do regulamento geral sobre a proteção de dados. Você pode solicitar a exclusão da sua conta, mas tenha em mente que excluir a conta também exclui o acesso aos documentos arquivados. É melhor baixar seus contracheques antes de qualquer solicitação de encerramento.
Armazenar outros documentos pessoais no MyArkevia
O cofre não se limita aos contracheques. Dependendo das configurações escolhidas pelo seu empregador, você também pode encontrar outros documentos de RH: contrato de trabalho, atestado de empregador, saldo de conta.
- Os documentos depositados pelo empregador são somente leitura: você pode consultá-los e baixá-los, mas não excluí-los.
- Alguns espaços permitem adicionar seus próprios arquivos pessoais (documento de identidade, atestado de residência), mas essa funcionalidade depende da configuração estabelecida pela empresa.
- Todos os arquivos, sejam depositados pelo empregador ou por você, têm o mesmo nível de segurança e a mesma certificação.
Verifique as opções ativadas em seu espaço: cada empresa não assina os mesmos módulos. Um colega em outra empresa pode ter acesso a funcionalidades que você não tem.
Manter seus documentos de RH em um espaço seguro e acessível após uma mudança de empregador é o principal papel do MyArkevia. A plataforma não substitui um acompanhamento rigoroso de seus comprovantes (lembre-se de baixar regularmente seus contracheques no seu próprio disco rígido), mas oferece uma rede de segurança digital que a pasta de papel não pode mais garantir.
