U ontvangt uw loonstroken elektronisch, maar u weet niet meer waar u ze kunt terugvinden. De activatiemail is misschien in de spam beland, of u heeft uw wachtwoord veranderd zonder het op te schrijven. MyArkevia is de digitale kluis die door veel bedrijven wordt gebruikt om de loonstroken van hun werknemers op te slaan. Begrijpen hoe u verbinding kunt maken en wat u er daadwerkelijk van kunt verwachten, voorkomt veel frustraties op het moment dat u een bewijsstuk nodig heeft.
Wat er aan de werkgeverskant gebeurt voordat u voor het eerst inlogt op MyArkevia
Voordat u zich kunt aanmelden, heeft uw bedrijf een contract afgesloten met een dienstverlener. MyArkevia is gekoppeld aan Cegedim Business Services, een dochteronderneming die gespecialiseerd is in de uitbesteding van HR-documentbeheer. Het is de werkgever die beslist om de loonstroken te digitaliseren en de service voor elke werknemer activeert.
Concreet geeft de HR-service uw professionele of persoonlijke e-mailadres door aan de dienstverlener. U ontvangt vervolgens een uitnodigingsmail met een link om uw account aan te maken. Deze mail belandt soms in de ongewenste e-mail, wat verklaart waarom veel werknemers denken dat ze nooit hun inloggegevens hebben ontvangen.
Als u wilt toegang krijgen tot MyArkevia online kluis, is de eerste stap dus om uw spam te controleren en te zoeken naar een bericht van de afzender die aan Cegedim of Arkevia is gekoppeld. Als dat niet lukt, neem dan contact op met uw salarisadministratie zodat zij de uitnodiging opnieuw kunnen versturen.
Inloggen op MyArkevia: webbrowser, geen mobiele app
Zoekt u een MyArkevia-app op uw telefoon? Die bestaat momenteel niet. Toegang is alleen mogelijk via een webbrowser, op computer, tablet of smartphone. De site is responsief, wat betekent dat hij zich aanpast aan de grootte van uw scherm, maar er is geen app om te downloaden.
Om u aan te melden, gaat u naar het MyArkevia-portaal. U heeft twee elementen nodig: uw e-mailadres (het adres dat door uw werkgever is opgegeven) en het wachtwoord dat u heeft ingesteld bij het aanmaken van het account.
De geheime code, een extra vergrendeling
Naast het klassieke wachtwoord gebruikt MyArkevia een geheime code die u zelf instelt bij de registratie. Deze code wordt gevraagd voor gevoelige acties: het downloaden van documenten, het wijzigen van persoonlijke gegevens.
- Het wachtwoord dient om uw sessie op het platform te openen.
- De geheime code beschermt de toegang tot de documenten zelf en de beheershandelingen.
- In geval van vergeten van een van beide is er een resetprocedure beschikbaar op de inlogpagina, via uw e-mailadres.
Kies niet dezelfde geheime code als uw wachtwoord. Deze dubbele barrière heeft alleen zin als beide verschillend zijn.
Bewaartermijn van gedigitaliseerde loonstroken: de regel van vijftig jaar
Veel online inhoud spreekt over “levenslange” archivering. De juridische realiteit is preciezer. De werknemer moet gedurende vijftig jaar toegang hebben tot zijn loonstroken na de opslag in de digitale kluis. Deze verplichting rust op de dienstverlener, niet op de werkgever.
De werkgever is op zijn beurt alleen verplicht om een kopie van de loonstroken gedurende vijf jaar te bewaren. Na uw vertrek uit het bedrijf stoppen de nieuwe opslag (aangezien u geen werknemer meer bent), maar de reeds gearchiveerde documenten blijven toegankelijk in uw persoonlijke ruimte.
Dit is een onderscheid dat vaak verkeerd begrepen wordt. U behoudt toegang tot wat is opgeslagen, niet tot wat mogelijk opgeslagen had kunnen worden. Als uw bedrijf van dienstverlener verandert of het contract beëindigt voordat bepaalde maanden zijn opgeslagen, zullen deze ontbrekende loonstroken niet retroactief worden toegevoegd.
Gegevensbeveiliging en certificering van de digitale kluis
MyArkevia is gebaseerd op een gecertificeerde digitale kluis NF 461, een norm die drie dingen garandeert: de integriteit van de ingediende bestanden (ze kunnen na indiening niet meer worden gewijzigd), hun beschikbaarheid op lange termijn en de vertrouwelijkheid van de toegang.
Heeft u ooit een PDF geopend en gemerkt dat de inhoud leek te zijn gewijzigd? Met een gecertificeerde kluis ontvangt elk document een digitale vingerafdruk op het moment van indiening. Elke latere wijziging zou worden gedetecteerd. De loonstrook die in MyArkevia is opgeslagen, heeft dezelfde juridische waarde als de papieren versie.
Compliance met de AVG
Uw persoonlijke gegevens (naam, adres, salaris) worden verwerkt in het kader van de algemene verordening gegevensbescherming. U kunt verzoeken om uw account te verwijderen, maar houd er rekening mee dat het verwijderen van het account ook de toegang tot de gearchiveerde documenten verwijdert. Het is beter om uw loonstroken te downloaden voordat u een sluitingsverzoek indient.
Andere persoonlijke documenten opslaan in MyArkevia
De kluis is niet beperkt tot loonstroken. Afhankelijk van de instellingen die door uw werkgever zijn gekozen, kunt u ook andere HR-documenten terugvinden: arbeidsovereenkomst, werkgeversverklaring, eindafrekening.
- De documenten die door de werkgever zijn ingediend, zijn alleen-lezen: u kunt ze bekijken en downloaden, maar niet verwijderen.
- Sommige ruimtes staan toe dat u uw eigen persoonlijke bestanden toevoegt (identiteitsbewijs, bewijs van woonadres), maar deze functionaliteit hangt af van de configuratie die door het bedrijf is ingesteld.
- Alle bestanden, of ze nu door de werkgever of door u zijn ingediend, profiteren van hetzelfde beveiligingsniveau en dezelfde certificering.
Controleer de geactiveerde opties in uw ruimte: elk bedrijf abonneert zich niet op dezelfde modules. Een collega in een ander bedrijf kan toegang hebben tot functies die u niet heeft.
Het bewaren van uw HR-documenten in een beveiligde ruimte die toegankelijk is na een verandering van werkgever, is de belangrijkste rol van MyArkevia. Het platform vervangt geen rigoureuze opvolging van uw bewijsstukken (denk eraan om regelmatig uw loonstroken op uw eigen harde schijf te downloaden), maar het biedt een digitale veiligheidsnet dat de papieren map niet meer kan garanderen.
