Vous recevez vos bulletins de paie par voie électronique, mais vous ne savez plus où les retrouver. Le mail d’activation est peut-être passé en spam, ou vous avez changé de mot de passe sans le noter. MyArkevia est le coffre-fort numérique utilisé par de nombreuses entreprises pour stocker les fiches de paie de leurs salariés. Comprendre comment s’y connecter et ce qu’on peut réellement en attendre évite bien des frustrations le jour où l’on a besoin d’un justificatif.
Ce qui se passe côté employeur avant votre première connexion à MyArkevia
Avant même que vous puissiez vous connecter, votre entreprise a souscrit un contrat avec un prestataire. MyArkevia est adossé à Cegedim Business Services, une filiale spécialisée dans la gestion externalisée de documents RH. C’est l’employeur qui décide de dématérialiser les bulletins de paie et qui active le service pour chaque salarié.
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Concrètement, le service RH transmet votre adresse e-mail professionnelle ou personnelle au prestataire. Vous recevez ensuite un mail d’invitation contenant un lien pour créer votre compte. Ce mail arrive parfois dans les courriers indésirables, ce qui explique pourquoi beaucoup de salariés pensent n’avoir jamais reçu leurs identifiants.
Si vous souhaitez accéder à MyArkevia coffre-fort en ligne, la première étape consiste donc à vérifier vos spams et à chercher un message de l’expéditeur lié à Cegedim ou Arkevia. En cas d’échec, contactez votre service paie pour qu’il relance l’invitation.
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Connexion MyArkevia : navigateur web, pas d’application mobile
Vous cherchez une application MyArkevia sur votre téléphone ? Elle n’existe pas pour le moment. L’accès se fait uniquement via un navigateur web, sur ordinateur, tablette ou smartphone. Le site est responsive, c’est-à-dire qu’il s’adapte à la taille de votre écran, mais il n’y a pas d’app dédiée à télécharger.
Pour vous connecter, rendez-vous sur le portail MyArkevia. Vous aurez besoin de deux éléments : votre adresse e-mail (celle communiquée par votre employeur) et le mot de passe que vous avez défini lors de la création du compte.
Le code secret, un verrou supplémentaire
En plus du mot de passe classique, MyArkevia utilise un code secret que vous définissez vous-même à l’inscription. Ce code est demandé pour les actions sensibles : téléchargement de documents, modification de données personnelles.
- Le mot de passe sert à ouvrir votre session sur la plateforme.
- Le code secret protège l’accès aux documents eux-mêmes et aux opérations de gestion.
- En cas d’oubli de l’un ou l’autre, une procédure de réinitialisation est disponible directement sur la page de connexion, via votre adresse e-mail.
Ne choisissez pas le même code secret que votre mot de passe. Cette double barrière n’a d’intérêt que si les deux sont distincts.
Durée de conservation des bulletins de paie dématérialisés : la règle des cinquante ans
Beaucoup de contenus en ligne parlent d’un archivage « à vie ». La réalité juridique est plus précise. Le salarié doit pouvoir accéder à ses bulletins pendant cinquante ans après leur dépôt dans le coffre-fort numérique. Cette obligation pèse sur le prestataire, pas sur l’employeur.
L’employeur, de son côté, n’est tenu de conserver un double des bulletins que pendant cinq ans. Après votre départ de l’entreprise, les nouveaux dépôts cessent (puisque vous n’êtes plus salarié), mais les documents déjà archivés restent accessibles sur votre espace personnel.
C’est une distinction souvent mal comprise. Vous conservez l’accès à ce qui a été déposé, pas à ce qui aurait pu l’être. Si votre entreprise change de prestataire ou résilie son contrat avant d’avoir déposé certains mois, ces bulletins manquants ne seront pas ajoutés rétroactivement.
Sécurité des données et certification du coffre-fort numérique
MyArkevia repose sur un coffre-fort numérique certifié NF 461, une norme qui garantit trois choses : l’intégrité des fichiers déposés (ils ne peuvent pas être modifiés après dépôt), leur disponibilité dans la durée, et la confidentialité de l’accès.
Avez-vous déjà ouvert un PDF et constaté que le contenu semblait altéré ? Avec un coffre certifié, chaque document reçoit une empreinte numérique au moment du dépôt. Toute modification ultérieure serait détectée. Le bulletin stocké dans MyArkevia a la même valeur légale que sa version papier.
Conformité au RGPD
Vos données personnelles (nom, adresse, rémunération) sont traitées dans le cadre du règlement général sur la protection des données. Vous pouvez demander la suppression de votre compte, mais gardez en tête que supprimer le compte supprime aussi l’accès aux documents archivés. Mieux vaut télécharger vos bulletins avant toute demande de clôture.
Stocker d’autres documents personnels dans MyArkevia
Le coffre-fort ne se limite pas aux fiches de paie. Selon les paramétrages choisis par votre employeur, vous pouvez aussi y retrouver d’autres documents RH : contrat de travail, attestation employeur, solde de tout compte.
- Les documents déposés par l’employeur sont en lecture seule : vous pouvez les consulter et les télécharger, pas les supprimer.
- Certains espaces permettent d’ajouter vos propres fichiers personnels (pièce d’identité, attestation de domicile), mais cette fonctionnalité dépend de la configuration mise en place par l’entreprise.
- Tous les fichiers, qu’ils soient déposés par l’employeur ou par vous, bénéficient du même niveau de sécurité et de la même certification.
Vérifiez les options activées sur votre espace : chaque entreprise ne souscrit pas les mêmes modules. Un collègue dans une autre société peut avoir accès à des fonctionnalités que vous n’avez pas.
Garder ses documents RH dans un espace sécurisé et accessible après un changement d’employeur, c’est le rôle principal de MyArkevia. La plateforme ne remplace pas un suivi rigoureux de vos justificatifs (pensez à télécharger régulièrement vos bulletins sur votre propre disque dur), mais elle offre un filet de sécurité numérique que le classeur papier ne peut plus garantir.