Op de werkvloer ontvangen we papieren facturen, gekreukte leveringsbonnen, snel gescande contracten vanaf een verouderde multifunctionele printer. Het echte probleem doet zich niet voor op het moment van vastlegging, maar daarna: een document terugvinden, de integriteit ervan bewijzen, het exporteren naar boekhoudsoftware zonder handmatige herinvoer. Epsilon Scan Soft pakt deze complete keten aan, van digitalisering tot rechtsgeldige archivering.
Rechtsgeldige archivering en naleving: wat Epsilon Scan Soft verandert in de documentketen
De meeste scan-tools produceren slechts een PDF-bestand. Het document belandt in een map, en we hopen het zes maanden later terug te vinden. In de Franse regelgeving is deze werkwijze niet langer voldoende.
Fidèle digitalisering vereist een identieke kopie, een PDF- of PDF/A-3-formaat, en een beveiligingsmechanisme (serverstempel, digitale vingerafdruk of gekwalificeerde elektronische handtekening). Epsilon Scan Soft integreert deze vereisten vanaf de vastlegging, zonder dat de gebruiker een derde partij-tool hoeft te gebruiken om het document te verzegelen.
We hebben een presentatie van de Epsilon Scan Soft-oplossing kunnen bekijken die dit mechanisme in detail uitlegt: de software past automatisch een integriteitsstempel toe op het moment van scannen, wat voorkomt dat dit handmatig in een tweede tool moet worden gedaan.
Deze aanpak voldoet aan een concrete vereiste: facturen en boekhoudkundige documenten moeten langer worden bewaard dan fiscale documenten, die op hun beurt langer moeten worden bewaard dan commerciële contracten. Een tool die deze verschillende termijnen niet beheert, dwingt tot het vermenigvuldigen van handmatige procedures.
Connectoren en exports naar boekhoudsoftware: de echte keuzecriteria
We kunnen de beste scanmotor op de markt hebben, maar als de documenten vastzitten in een silo, verdwijnt de tijdswinst. De gebruiksfeedback over effectieve documenttools benadrukt een gemeenschappelijk punt: de integratie met boekhoudsoftware is belangrijker dan de kwaliteit van de ruwe scan.
Epsilon Scan Soft biedt connectoren naar de belangrijkste beheersystemen. In de praktijk betekent dit dat een gedigitaliseerd document kan worden gekoppeld aan een boekhoudkundige boeking zonder tussenliggende CSV-export, zonder het kopiëren en plakken van referenties.
Wat de connectoren dagelijks veranderen
- De afstemming van factuur/inkooporder gebeurt in de interface, niet in een aparte spreadsheet. We besparen een handmatige verificatiestap op elk document
- De auditlogs registreren elke actie (wie heeft gescand, wanneer, welke wijziging is aangebracht), wat de interne controles en verzoeken van de administratie vereenvoudigt
- De export van gegevens blijft op elk moment mogelijk, zonder eigendomsvergrendeling. We kunnen de volledige documentbasis terugkrijgen als we besluiten van tool te veranderen
De feedback varieert over de soepelheid van deze connectoren afhankelijk van de doelomgeving. Een goed gedocumenteerde boekhoudsoftware interfaceert zonder problemen, terwijl een verouderd ERP een specifieke configuratie kan vereisen.
Beheer van rollen en traceerbaarheid: de stromen beveiligen zonder de teams te vertragen
In een boekhoudkantoor of een administratieve dienst mag niet iedereen een gearchiveerd document wijzigen of verwijderen. Het beheer van rollen bepaalt wie elk type document kan scannen, valideren, exporteren of raadplegen.
Epsilon Scan Soft structureert deze rechten per gebruikersprofiel. Een invoeroperator heeft toegang tot digitalisering en indexering. Een verantwoordelijke valideert de batches voordat ze definitief worden gearchiveerd. Een auditor raadpleegt de logs zonder de bestanden te kunnen wijzigen.
Traceerbaarheid en auditlogs
Elke actie genereert een tijdstempel in het logboek. Dit niveau van traceerbaarheid is geen luxe regelgeving: het beschermt het bedrijf in geval van een geschil over de authenticiteit van een document.
In de context van elektronische facturering wordt deze nauwkeurigheid kritiek. Frankrijk verplicht bedrijven nu om elektronische facturen te ontvangen, en de volledige traceerbaarheid van elk document is een verplichting, geen optie. Een tool die acties niet registreert, stelt het bedrijf bloot aan een risico van niet-naleving.
Elektronische handtekening en scan: twee niveaus van waarde die niet verwisseld moeten worden
We zien vaak teams een handgeschreven document scannen in de veronderstelling dat de verkregen PDF dezelfde juridische waarde heeft als een elektronische handtekening. Deze verkorting is problematisch.
Een scan van een handgeschreven handtekening is niet gelijk aan een conforme elektronische handtekening. Het eIDAS-kader onderscheidt verschillende niveaus van handtekening, met verschillende toepassingen afhankelijk van het risiconiveau. Een gekwalificeerde elektronische handtekening biedt de hoogste vermoedelijke betrouwbaarheid, terwijl een scan van een handtekening slechts een eenvoudig bewijsstuk blijft, betwistbaar.
Epsilon Scan Soft vervangt geen speciaal elektronische handtekeningtool. De rol ligt voor en na: het document vastleggen, het authentiseren met een serverstempel, het opslaan met zijn digitale vingerafdruk. Als het document een elektronische handtekening vereist, moet men via een conforme eIDAS-service gaan vóór of na de digitalisering.
Wanneer de scan voldoende is en wanneer niet
- Voor de interne archivering van al goedgekeurde leveranciersfacturen dekt de gecertificeerde scan met digitale vingerafdruk de wettelijke behoefte
- Voor een contract dat beide partijen bindt, blijft een gekwalificeerde elektronische handtekening noodzakelijk, de scan alleen vervult deze functie niet
- Voor aanvullende bewijsstukken (onkosten, bonnetjes) biedt de tijdstempelscan met auditlog voldoende traceerbaarheid in de meeste gevallen
Het onderscheiden van deze situaties voorkomt dat men investeert in een overgedimensioneerde tool of, omgekeerd, de wettelijke vereisten voor een specifiek type document onderschat.
Een documentbeheertool wordt minder beoordeeld op zijn digitaliseringsinterface dan op wat er na de scan gebeurt: rechtsgeldige archivering, boekhoudconnectoren, rolbeheer, traceerbaarheid van acties. Epsilon Scan Soft dekt deze keten van begin tot eind, wat het een duidelijk voordeel geeft ten opzichte van oplossingen die beperkt zijn tot eenvoudige vastlegging.
Het aandachtspunt blijft het duidelijke onderscheid tussen gecertificeerde scan en elektronische handtekening, twee complementaire maar niet uitwisselbare bouwstenen.
